EL ABC DEL ABC

Cuando dos profesores estadounidenses inventaron el modelo de cálculo de Costos Basado en Actividades (ABC por sus siglas en inglés) a mediados de los ´80, nunca imaginaron que iba a ser tan utilizado en las empresas aún en el tercer milenio. Muchas gerencias aún consideran esta metodología como la opción más seria para que los costos no se arranquen de la casa. En el modelo empresarial actual, los individuos, las organizaciones y la sociedad cambia muy rápidamente, debido a lo cual los sistemas productivos deben adecuarse a este ritmo vertiginoso. Dentro de estas problemáticas, la asignación de costos a los diferentes objetivos (sean productos o servicios) es una de las más importantes. Además, es un problema ineludible pues la organización necesita tener información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el costo de sus productos, para una correcta toma de decisiones.Dentro de este esquema, el modelo de cálculo de Costos Basado en Actividades o ABC (Activity Based Costing) surge como una de las técnicas de management más utilizadas en las últimas décadas. A pesar de haber nacido a mediados de la década de los 80, gracias a las teorías de Robin Cooper y Robert Kaplan, actualmente está absolutamente vigente y muchas empresas ocupan esta técnica aunque sea en alguna parte de su sistema administrativo-financiero. Pero la pregunta que aparece de inmediato es: ¿Cuál es la gran diferencia (y ventaja) del sistema bajo ABC con respecto a las metodologías tradicionales? Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad") y para incidencias externas, tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos modelos tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna.
El modelo de costo ABC se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor.
En definitiva, se podría afirmar que el ABC es un sistema de gestión "integral" que nos permite conocer el flujo de las actividades realizadas en la organización, que están consumiendo los recursos disponibles y por lo tanto incorporando o imputando costos a los procesos.
Las características que lo definen son:
1) Es un sistema de gestión "integral", donde se puede obtener información de medidas financieras y no financieras que permiten una gestión óptima de la estructura de costos.
2) Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su incorporación al proceso, con una visión de conjunto.
3) Proporciona herramientas de valoración objetivas de imputación de costos.

Identificación de Actividades
En el proceso de identificación bajo el modelo ABC se debe, en primer lugar, ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga.Después que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relación de transformación de los factores para medir con ello la productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre el costo de los outputs.Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podrá ofrecer a las directivas de la organización una visión de los puntos críticos de la cadena de valor, así como la información relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor.Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fácil aplicar los inductores de eficiencia, que son aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algún atributo de eficiencia de la actividad, cuyo afinamiento contribuirá a completar la armonía de la combinación productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora de la calidad o características de los procesos y productos, a reducir los plazos, a mejorar el camino crítico de las actividades centrales y a disminuir costos.Además, es importante establecer un sistema de indicadores de control que muestren continuamente como va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparación del estado real de la acción frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor propuesta.Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultánea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso.Los procesos se definen como "toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final". En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos, luego se relacionan las más comunes, por ejemplo una empresa mediana que tomase esta metodología puede establecer las siguientes actividades relacionadas a los costos:
- Homologar productos
- Negociar precios
- Clasificar proveedores
- Recepcionar materiales
- Planificar la producción
- Expedir pedidos
- Facturar
- Cobrar
- Diseñar nuevos productosAdemás, también puede considerar el costo de los "procesos" relacionados al negocio como: Compras, Ventas, Finanzas, Personal, Planeación, Investigación y Desarrollo.
Las actividades y los procesos para ser operativos desde del punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogéneos para medirlos en funciones operativas de los productos.La teoría económica convencional y los sistemas de contabilidad de gestión tratan los costos como una variable solamente si cambian con las fluctuaciones de producción a corto plazo. La teoría de ABC sostiene que muchas importantes categorías de costos no varían con los cambios de producción a corto plazo, sino con cambios (durante varios años) en el diseño, composición y variedad de los productos y clientes de la empresa. Estos costos de complejidad deben identificarse y asignarse a los productos.

Cost Drivers (Medidas de Actividad)
Los cost drivers son medidas que sirven como conexión entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricación respectivos y que pueden relacionar también con el producto terminado. Cada "medida de actividad" debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables.Siendo puristas, cost drivers se traduciría al español como "origen del costo", porque son precisamente los que causan que los gastos indirectos de fabricación varíen; es decir, mientras más unidades de actividad del cost driver específico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores serán los costos indirectos asociados con esa actividad.Por ejemplo, una empresa chilena relacionada a la fabricación de artículos de cocina, comenzó hace unos años a utilizar el sistema ABC y luego de identificar las actividades, estableció sus cost drivers de una forma sencilla:
- Número de proveedores:
a. Número de órdenes de producción hechas
b. Número de entregas de material efectuadas
De esta manera, se les asignó un costo mayor a aquellos productos que demandaron más recursos organizacionales y dejaron de existir distorsiones en el costo de los bienes causados por los efectos de promediar de un sistema tradicional de asignación de costos, que fallaba en estudiar las verdaderas causas del comportamiento de los gastos indirectos de fabricación y que, por ello, los prorrateaba utilizando bases de asignación arbitrarias como las horas de mano de obra directa. El sistema tradicional no identificó, estudió ni analizó las causas de fondo del origen y variaciones de los gastos indirectos de fabricación. Pero el sistema ABC, sí lo hizo.El método ABC sostiene que cada renglón de los gastos indirectos de fabricación está ligado a un tipo de actividad específica y es explicado por lo tanto por una "Medida de Actividad" diferente. Dicho de otro modo, lo que explica el comportamiento de los costos de los departamentos indirectos (considerados la mayoría de ellos como fijos, según el pensamiento contable tradicional), son las distintas transacciones o actividades que consumen de ellos los productos terminados en su elaboración.

Pros y Contras
Cómo en toda metodología que tiene relación con factores no matemáticos, como es el caso del management, el modelo ABC tiene seguidores y detractores. Dentro de los primeros, las principales ventajas que se recogen son:
1. Poco invasivo: Una de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional, ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan horizontalmente a través de la organización. Es precisamente ésta la ventaja de que los cambios en la organización no quedan reflejados en el sistema.
2. Permite proyecciones: Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y, por otra parte, es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero, pues simplemente debe informar del incremento o disminución en los niveles de actividad.
3. Transparente: La perspectiva del ABC nos proporciona información sobre las causas que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus raíces.
4. Análisis interno: Permite tener una visión real (de forma horizontal) de lo que sucede en la empresa. Sin una visión horizontal (sin conocer la participación de otros departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la visión de la necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos justificar el precio que facturamos.
5. Reducción de costos paralelos: El ABC nos proporcionará una cantidad de información que reducirá los costos de estudios especiales que algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. Así pues, el efecto es doble: por una parte incrementa el nivel de información y por otra reduce los costos del propio departamento de costos
6. Simpleza: ABC es un sistema sencillo y transparente, porque se basa en hechos reales y trata de acercarse lo más posible a la objetividad, de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que esta basado en las actividades.

Por otro lado, algunas desventajas son:
1. Cara implementación inicial: Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e implementación.
2. Definir el ámbito de acción: Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad.
3. Problemas al definir las actividades: Un tercer aspecto es en la definición de los "inductores" o factores que desencadenan la actividad. Para determinar los inductores se debe utilizar el método de causa - efecto, con el objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener el verdadero inicio que desencadena el cúmulo de actividades.
4. Resistencia al cambio: Es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va acompañado en las primeras fases de un proceso de adaptación y para evitar que el nuevo modelo implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso traumático, se debe educar a los usuarios que mantienen la información y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones.

El Momento Justo - ¿Cuándo se debe implantar un sistema de costos por actividades?
Los expertos indican que por lo general se debe aplicar el ABC cuando el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos de la organización tenga un peso significativo.Un segundo caso de aplicación del ABC es en organizaciones donde estén sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer exactamente la composición del costo de los productos, ya que los sistemas tradicionales de gestión suelen incorporar los costos indirectos de fabricación en función de volúmenes de unidades producidas o vendidas y, por lo tanto, algunos de los productos pueden estar subsidiando el costo de otros, y en definitiva, se pueden estar definiendo precios incorrectamente.Un tercer caso en donde se pudiese aconsejar la implantación del ABC, es en organizaciones que posean una alta gama de productos con procesos de fabricación diferentes, y en donde es muy difícil conocer la proporción de gastos indirectos de cada producto.Incluso se podría llegar a plantear la recomendación de implantación del ABC en compañías con altos niveles de gastos estructurales y sometidas a grandes cambios estratégicos -organizativos. Sin embargo, se ha visto en los últimos años como los constantes cambios no sólo afectan a las grandes corporaciones, sino también en las pequeñas y medianas y, ante este escenario, es útil tener claro el modelo ABC como una forma de ayudar al negocio.

Rafael Trucios

Author & Editor

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